Jak zapisać dokument, aby wydruk wyszedł jak najkorzystniej?
W dzisiejszych czasach dokumenty papierowe co raz częściej są zastępowane przez ich cyfrowe odpowiedniki. Postęp technologiczny umożliwia nam przechowywanie danych na twardych dyskach lub w tzw. chmurze bez konieczności ich fizycznego posiadania. Czasami sytuacja czy wymagane formalności zmuszają nas do przygotowania dokumentu nie tylko na ekranie komputera. Wydruk może być jednak kłopotliwym procesem. W tym artykule przyjrzymy się różnym sposobom, jak zapisać dokument, aby wydruk wyszedł jak najkorzystniej.
Spis treści
Format dokumentu
Kluczowym krokiem w całym procesie przygotowywania dokumentu do druku jest wybór odpowiedniego sposobu jego zapisu. Po zakończonej pracy nad tekstem, posiadamy do wyboru kilka opcji zapisu pliku. Niezmiennie do najpopularniejszej i najpewniejszej metody należy zapis dokumentu jako plik PDF (Portable Document Format). Wybierając format PDF, możemy mieć pewność, że nasz dokument będzie wyglądał tak samo niezależnie od systemu operacyjnego czy przeglądarki, w której go otwieramy.
Dobrze dobrane czcionki
Kolejnym ważnym aspektem jest wybór odpowiednich czcionek. Upewnij się, że używasz popularnych, powszechnie dostępnych czcionek, które z łatwością zostaną zreprodukowane na drukarce. Unikaj rzadkich lub ekscentrycznych czcionek, które mogą nie być poprawnie wyświetlane na innych komputerach lub nie być dostępne na drukarce.
Ustawienia marginesu i rozmiar druku docelowego
W zależności od rodzaju dokumentu jaki przygotowujemy, musimy zadbać o prawidłowe ustawienia marginesów i rozmiar papieru. Dzięki temu unikniemy obcięcia ważnych treści podczas drukowania.
Jeśli nie jesteśmy pewni, jaki rozmiar papieru będzie odpowiedni, to bezpiecznym wyborem jest standardowy format A4
Rozdzielczość grafik w dokumencie
Jeśli nasz dokument zawiera grafiki, zdjęcia lub ilustracje, ważne jest, aby zadbać o odpowiednią rozdzielczość tych elementów. W przypadku druku stosuje się wyższą rozdzielczość, niż w przypadku wyświetlania piku na ekranie. Warto ustawić rozdzielczość grafik na 300 DPI (dots per inch), żeby zapewnić wysoką jakość obrazów na wydruku.
Podgląd dokumentu przed drukiem
Zawsze warto skorzystać z funkcji podglądu wydruku dostępnej w programie, w którym przygotowujemy dokument. Dzięki temu możemy upewnić się, że wszystkie elementy są odpowiednio rozmieszczone, a wygląd dokumentu jest zgodny z naszymi oczekiwaniami. Dotyczy to przede wszystkim plików które są zapisane w formacie edytowalnym (np. pliki w formacie word). Już sama wersja programu, w którym zapisujemy plik może spowodować brak kompatybilności z programem znajdującym się na komputerze, na którym będziemy wykonywać wydruk.
W podglądzie druku możemy także zobaczyć, czy wszystkie strony zostaną wydrukowane w całości i czy nic nie będzie obcięte.
Wybór jakości druku
W zależności od drukarki, jaką posiadamy, możemy mieć możliwość wyboru jakości druku. Jeśli zależy nam na jak najlepszej jakości wydruku, warto wybrać tryb druku o najwyższej jakości. W przypadku druku dokumentów tekstowych standardowa jakość druku powinna być wystarczająca.
Jeżeli nasz dokument zawiera zdjęcia lub grafiki, wybierając wyższą jakość, możemy uzyskać lepsze odwzorowanie kolorów i detali.
Warto zwrócić uwagę również na rodzaj papieru, na którym będziemy wykonywać wydruki. Polecamy nasz artykuł, w którym wyjaśniamy czym się kierować przy doborze papieru do drukowania.
Wiele drukarek posiada opcję wydruku z uwzględnieniem oszczędnością wkładu drukującego. Ta opcja będzie szczególnie przydatna, jeśli chodzi o wydruki robocze, czy mniej istotne dokumenty, na których wyglądzie nam szczególnie nie zależy. Zastosowanie tego trybu pozwoli również zaoszczędzić zużycie tuszu czy tonera.
Druk testowy
Zanim zdecydujemy się na wydrukowanie większej ilości kopii, warto wykonać druk testowy. Możemy to zrobić na zwykłym papierze, aby zaoszczędzić koszty. Będziemy mieli pewność, że wszystko wygląda tak, jak tego chcemy bez marnowania cennych kartek.
Wybór odpowiedniej drukarki
Jeśli często potrzebujemy drukować dokumenty o wysokiej jakości, warto zainwestować w drukarkę dedykowaną do takich zadań. Drukarki laserowe zazwyczaj oferują lepszą jakość wydruków tekstowych, podczas gdy drukarki atramentowe są lepsze w drukowaniu fotografii i grafik. Przed zakupem drukarki warto sprawdzić opinie innych użytkowników oraz specyfikację urządzenia, aby upewnić się, że będzie ono spełniać nasze oczekiwania.
Zapisz kopię dokumentu
Na koniec pamiętajmy o zachowaniu kopii cyfrowej naszego przygotowanego dokumentu. Dzięki temu będziemy mogli w razie potrzeby wydrukować go ponownie bez konieczności powtarzania całego procesu. Warto również pamiętać o zapisie pliku w różnych formatach. Tutaj szczególną uwagę trzeba zwrócić na pliki tekstowe. Wersję końcową należy utrwalić za pomocą pliku pdf. Mimo wszystko, zalecamy dodatkowy zapis pliku jako plik edytowalny np. doc. W przypadku konieczności edycji lub korekty tekstu, pozwoli nam to na szybkie i sprawne wprowadzenie poprawek.
Podsumowanie
Podsumowując, przygotowanie dokumentu do wydruku wymaga uwzględnienia kilku istotnych czynników, takich jak:
- odpowiedni format pliku,
- prawidłowej czcionka i marginesy,
- rozdzielczość grafik,
- dokładny podgląd i druk testowy.
Dbałość o te detale zapewni nam, że wydruk będzie prezentował się jak najkorzystniej i spełni nasze oczekiwania. Pamiętajmy, że czas poświęcony na staranne przygotowanie dokumentu zwróci się nam w postaci estetycznego i profesjonalnego wydruku.
