Jak oszczędzać na drukowaniu?

Czyli 13 sprawdzonych pomysłów na obniżenie kosztów wydruków w domu i w firmie.

Wstęp

Popularyzacja kolorowych drukarek laserowych oraz drukarek atramentowych ze stałą głowicą, do których należy instalować cztery pojemniki z tuszem, spowodowały znaczny wzrost kosztów drukowania w wielu firmach i domach. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, w jaki sposób możesz obniżyć koszty drukowania od zaraz.

Czy na drukowaniu warto oszczędzać? Tak samo jak w każdej innej dziedzinie nie należy przesadzać. Wystarczy wyrobić sobie kilka dobrych nawyków, które nic nie kosztują, a które zazwyczaj niosą za sobą dodatkową, nie tylko finansową korzyść.

#1 -Zobacz podgląd wydruku

Popularnym błędem jest używanie komendy „Drukuj” zanim sprawdzi się „Podgląd wydruku”. Na podglądzie wydruku widać między innymi kiedy:

Dokument, nad którym pracujesz ma ustawione inne marginesy niż drukarka.
Dokument o formacie innym niż tekstowy (np. pochodzący z programów graficznych, fakturujących, Excela, wyszukiwarki internetowej) ma szerokość przekraczającą możliwości wydruku.|
Niepotrzebnie zostały wstawione oddzielenia stron.
Na końcu dokumentu pozostało wiele pustych wierszy.

Kilkadziesiąt sekund obróbki pliku, pozwala zmniejszyć jego objętość dla potrzeb drukowania o kilka-kilkanaście procent. Przy okazji wydruk staje się bardziej estetyczny i czytelny dla odbiorcy. Kolejne 2 kliknięcia pozwalają na wydruk obustronny. Nie zawsze jest on optymalny, przeważnie jednak znacznie odchudza wydruk czyniąc go zarówno tańszym, jak i po prostu bardziej poręcznym.

Zerknięcie na podgląd wydruku pozwala też niekiedy zapobiec drukowaniu informacji podwójnie. Takie podwojone strony wyglądają mało profesjonalnie, tym bardziej warto pozbyć się ich już na tym etapie.

#2 - Domyślnie drukuj na czarno

Jeżeli posiadasz drukarkę kolorową, ustaw w sterowniku domyślny wydruk czarno – biały. Wydruki kolorowe są kilkanaście razy droższe niż drukowanie w czerni. Warto zatem aby to co chcesz wydrukować na kolorowo było skierowane do takiego druku świadomie, poprzez ręczne wybranie opcji „drukuj w kolorze”. W ten sposób oszczędzisz kolorowe tonery i nie będziesz zużywać ich na drukowanie rzeczy, które mogą być wydrukowane na czarno.

#3 - Domyślnie drukuj dwustronnie

Drukowanie dwustronne pozwala oszczędzić 50% papieru, który zużyjesz do wydrukowania dokumentu. Przy wydrukach wielostronnicowych jest o co powalczyć! Oprócz papieru oszczędzasz również wolne miejsce na półce…

#4 - Drukuj wersje "Draft Copy"

Jeżeli musisz coś wydrukować “na brudno”, skorzystaj z funkcji Draft Copy dostępnej w opcjach wydruków w programie Word. Wydruk w tym standardzie pozbawiony jest wszelkiej grafiki, jak również obniżona jest rozdzielczość wydruku, co pozwala zaoszczędzić sporo tuszu.

#5 - Drukuj wiele stron na arkuszu

Dokument wydrukowany na formacie A5 również jest czytelny! Jeżeli musisz wydrukować notatki, prace, umowy do sprawdzenia, drukuj po 2-4 strony na arkuszu. Jeżeli dodatkowo wydrukujesz je dwustronnie, oszczędność papieru jest ogromna…

#6 - Zmniejsz margines

Zmniejszenie marginesów do 1 cm, powoduje że objętość naszej pracy może zmniejszyć się o 5-8%.
Przy 100 stronach to już całkiem spora oszczędność…

#7 - Wydrukuj jedynie to, co musisz

Nie drukuj na wyrost! Zastanów się czy przypadkiem nie wystarczy ci wydrukowanie wybranych stron np. 3-8 z danej publikacji, niż drukowanie wszystkich 20-30 stron, po to by skorzystać z małego fragmentu tekstu. Wystarczy w oknie wydruku wybrać opcję drukuj wybrane strony i wprowadzić numery stron, które mają zostać wydrukowane.

#8 - Wersja do druku

Jeżeli drukujesz coś ze strony internetowej, skorzystaj z wersji do druku. Jeżeli strona nie oferuje takiej wersji, warto skorzystać z aplikacji typu Clearly, która pozbawi stronę grafiki i pozostawi jedynie dobrze sformatowany, zoptymalizowany do czytania tekst. Dzięki temu może okazać się, że nie będzie potrzeby aby go drukować.

#9 - Używaj dobrego papieru

Nasi serwisanci, podczas konserwowania drukarek i kopiarek u naszych klientów, zauważają zależność – tani bądź używany dwa razy (drukowanie na “makulaturze”) papier ksero powoduje szybsze zużywanie podzespołów urządzeń takich jak bębny światłoczułe, wałki oraz rolki przesuwające papier. Efektem tej “pozornej oszczędności” są częste problemy z jakością wydruków lub zacinaniem się papieru… Różnice w cenie są naprawdę niewielkie.

#10 - Kup drugą drukarkę

To nie żart! Jeżeli posiadasz kolorowe urządzenie atramentowe, warto rozważyć zakup taniej czarno – białej drukarki laserowej. Korzystanie z takiego urządzenia jest dużo tańsze eksploatacyjnie oraz redukuje do zera ryzyko zaschnięcia tuszy. Drukarka może być rok nie używana, jednak po podłączeniu bez problemu wydrukuje potrzebne, pilnie dokumenty. Drukarkę kolorową pozostaw do drukowania zdjęć oraz innych publikacji wymagających użycia koloru.

#11 - Stosuj zamienniki

Zamiast oryginalnych i często nieproporcjonalnie drogich tuszy i tonerów można wykorzystać znacznie tańsze od nich zamienniki. Zamienniki tuszy dają zwykle dwukrotnie większą wydajność za połowę ceny oryginału co sprawia, że bywają 300% tańsze. W przypadku tonerów wydajność jest zwykle taka sama jak w przypadku kaset oryginalnych, jednak ich ceny są o połowę niższe. Zobacz to na przykładzie naszego zamiennika do drukarki HP LaserJet P1102. Kupując toner zamienny do tego modelu urządzenia oszczędzasz aż 280zł względem kasety oryginalnej. Tonery objęte są dwuletnią gwarancją door-to-door, wiec nic nie ryzykujesz.

#12 - Zastanów się, zanim coś wydrukujesz

Chcąc oszczędzić na drukowaniu (a także uratować kilka drzew) warto zastanowić się, czy dany dokument nie może pozostać w wersji elektronicznej. Może nie musisz wszystkiego drukować?

#13 - Zmień czcionkę

Studenci amerykańskiego uniwersytetu Stanforda wyliczyli, że rząd USA mógłby rocznie oszczędzać ponad 476 mln dolarów zmieniając czcionkę druków urzędowych z Times New Roman na Garamond. Spróbuj zastosować podobnie rozwiązanie u siebie w firmie. Może i ty oszczędzisz parę groszy?

Podsumowanie

Jakie będą faktyczne oszczędności na mądrym drukowaniu? To oczywiście zależy od tego, jak dużo drukujesz i z jakich urządzeń korzystasz. Jedno jest jednak pewne. Przyzwyczajenia wystarczy zmienić raz, a korzyści jest kilka. Niższe wydatki, mniejszy wpływ na środowisko, mniej stron do noszenia i bardziej estetyczne dokumenty.

Warto rozważyć również opcję dzierżawy urządzenia drukującego.